Gestionali per traduttori: organizzati si diventa

Gestionali per traduttori: organizzati si diventa

16 Mar Gestionali per traduttori: organizzati si diventa

a cura di Claudia Di Rubbo

Questo mese ci occupiamo di gestionali per traduttori, anche detti TMS – Translation Management System – e di come possano essere un valido strumento per archiviare in maniera ordinata i file nel nostro computer, per tenere sotto controllo le scadenze e per snellire le operazioni amministrative come l’emissione delle fatture e la registrazione dei pagamenti.

In principio era il caos

Quando dopo aver inviato il proprio curriculum vitae a innumerevoli agenzie ed essersi fatti conoscere online e offline, iniziano ad arrivare i primi incarichi e verrebbe voglia di scaricare il file da tradurre per poi gettarsi a capofitto a scrivere. Presto o tardi però, vuoi perché il CAT di turno ci obbliga a scegliere una posizione dove salvare il progetto o perché i file cominciano ad accumularsi in maniera disordinata un po’ dappertutto, siamo costretti a correre ai ripari.

Tutti noi liberi professionisti, traduttori alle prime armi o navigati, dobbiamo fare i conti con la gestione degli innumerevoli documenti che riceviamo, trattiamo e riconsegniamo ai nostri clienti. Inoltre, nel corso della carriera, il carico di lavoro aumenta e le esigenze cambiano, così ciò che era sembrato una buona idea all’inizio può rivelarsi presto fallimentare.

Quando e a che cosa servono

Quando si lavora con pochi clienti e con un numero limitato di progetti all’anno, può essere sufficiente organizzare i file secondo uno schema prefissato di cartelle da mantenere per ciascun progetto e appuntare tutte le informazioni che si ritengono importanti in un semplice foglio di calcolo. Qualora voleste approfondire questo tema, è possibile consultare questi articoli doppioverso.com: “Freelance e archivi digitali: il metodo Sheldon Cooper che vi cambierà la vita” e dal blog di qabiria.com: “Organizzare i file di un progetto di traduzione”.
Cosa succede però quando i clienti cominciano a diventare decine e i progetti a moltiplicarsi?

Nel mio caso, ho iniziato a ricorrere a innumerevoli calendari e promemoria per ricordare le scadenze, ma nonostante gli sforzi, a fine mese dimenticavo quanti e quali fossero i progetti da fatturare. Impiegavo ore per riuscire a raccogliere le informazioni necessarie ad aggiornare il mio curriculum vitae o recuperare l’elenco delle traduzioni svolte in un certo ambito. Non solo, mi sarebbe piaciuto avere una panoramica chiara dell’andamento del lavoro nel corso del tempo o di quali fossero i miei clienti migliori. Sapevo di avere a disposizione una grande quantità di dati preziosi ma di non poterli sfruttare appieno.

In sostanza, come appare il mio flusso di lavoro da quando ho introdotto un gestionale?

  1. Creazione del progetto: non appena ricevo la conferma dell’incarico, inserisco nel gestionale il nome del progetto, il cliente, il costo, la data di consegna ecc. Molti di questi dati sono già presenti all’interno del gestionale per ciascun cliente;
  2. Inserimento dei file: scarico i file dall’email o dal portale dell’agenzia e li inserisco nella cartella del progetto, creata in automatico nel mio archivio;
  3. Svolgimento del lavoro: una volta terminato il lavoro, lo consegno al cliente e chiudo il progetto;
  4. Fatturazione: a fine mese scelgo i progetti da fatturare, con la possibilità di raggrupparne anche diversi in una sola fattura. In automatico genero la fattura e la invio al cliente direttamente dal gestionale;
  5. Pagamenti: a colpo d’occhio posso vedere la situazione dei pagamenti e sollecitare eventuali ritardatari. Quando ricevo un pagamento, spunto la fattura come pagata;
  6. Statistiche e report: in qualsiasi momento, con l’aiuto dei filtri, posso vedere quali sono i clienti che mi inviano più lavoro, quante parole ho tradotto, l’importo da incassare o gli argomenti che tratto di più. In un solo clic posso esportare report sul fatturato e l’incassato.

Come e quale scegliere

Potreste pensare che un gestionale sia uno strumento utile in un’azienda con un’organizzazione complessa e che l’uso dei TMS – Translation Management System – nel mondo dei servizi linguistici sia quindi riservato alle agenzie. Tant’è che noi liberi professionisti, in quanto fornitori, siamo molto spesso obbligati a iscriverci ai vari portali delle agenzie con cui collaboriamo. Cionondimeno, possiamo comunque trarre beneficio dall’utilizzo di un sistema tutto nostro. Esistono infatti diverse soluzioni molto più snelle e abbordabili, pensate apposta per i traduttori autonomi. Ma come si fa a scegliere? 

Prima di tutto occorre valutare alcuni fattori importanti:

  1. Lavorate su un solo computer o più di uno? Se avete l’abitudine di lavorare sia da pc fisso che da portatile, meglio optare per un gestionale accessibile da remoto;
  2. Dove archiviate i file? Alcuni gestionali prevedono la possibilità di collegarsi a un cloud, mentre altri utilizzano l’archivio locale;
  3. Prevedete di usare il gestionale anche per la fatturazione? In questo caso sappiate che non tutti i gestionali, soprattutto quelli gratuiti, permettono di modificare le fatture al punto di adattarsi alle regole italiane, mentre altri prevedono addirittura la possibilità di gestire la fatturazione elettronica;
  4. Lavorate con dei colleghi? Se lavorate riassegnando parte del vostro lavoro a colleghi e pensate in futuro di ingrandirvi e magari diventare una piccola agenzia, valutate la scalabilità dei diversi gestionali.

Va detto che quasi tutte le soluzioni consentono di essere scaricate in versione demo o testate con un account di prova, il che risulta fondamentale per scegliere il gestionale più adatto alle proprie esigenze. Alcuni TMS – Translation Management System – per liberi professionisti sono gratuiti, altri richiedono il pagamento di una licenza una tantum o mensile, l’importante è soppesare bene i costi/benefici di ciascuno. Cambiare in corso d’opera è sempre problematico, per cui meglio fare una scelta ponderata in modo da non trovarsi a dover cambiare di nuovo sistema dopo solo qualche mese.

Se vi siete trovati anche solo una volta a condividere la mia esperienza, è arrivato il momento di fare il salto e introdurre un TMS – Translation Management System -. Che siate patiti dell’ordine o inguaribili disordinati, un gestionale per traduttori può davvero rivoluzionare il modo in cui organizzate e percepite il vostro lavoro.

Alcuni gestionali consigliati:

E voi in che modo ordinate i file sul vostro pc? Usate un gestionale? Puoi scrivere il tuo commento in questo post o sulla pagina di Facebook di TradInFo e, se ritieni che questo articolo sia stato utile o possa essere oggetto di un dibattito, ricorda di condividerlo sui social network.

13 Comments
  • Michela Bertozzi
    Posted at 15:30h, 16 Marzo Rispondi

    Molto interessante! Esiste qualcosa di simile (o c’è tra quelli che hai elencato) adatto anche per interpreti di conferenza? Grazie!

  • Michela Candi
    Posted at 21:51h, 16 Marzo Rispondi

    Grazie Claudia per questo post interessantissimo!
    Prima d’ora non avevo mai pensato di avvalermi di un gestionale, ma sto valutando se iniziare ad utilizzarne uno. Considerato che oltre alle interpretazioni e traduzioni tengo anche dei corsi per l’Università e per le aziende, credi che uno o più dei gestionali che hai citato siano indicati per gestire anche dei pacchetti di lezioni?

  • Claudia Di Rubbo
    Posted at 10:50h, 17 Marzo Rispondi

    Ciao Michela, solitamente al momento di creare un lavoro puoi scegliere la tipologia di servizio (traduzione, interpretariato, formazione, revisione …).e poi impostare una tariffa unitaria (parola, cartella, ora, forfait…). Quindi assolutamente, un buon TSM riesce a coprire tutte le tipologie di servizio che noi “linguisti” offriamo!

  • Claudia Di Rubbo
    Posted at 12:07h, 17 Marzo Rispondi

    Assolutamente sì! Solitamente quando si carica un progetto è possibile scegliere la tipologia di servizio (interpretariato, traduzione, revisione, formazione…) e l’unità (parole, cartelle, ore…). Un buon TMS insomma permette di coprire tutti i servizi offerti da noi “linguisti”!

    • Claudia Pachiega
      Posted at 10:54h, 21 Marzo Rispondi

      Grazie Claudia per l’interessante panoramica e per i suggerimenti! Anch ‘io non avevo mai pensato di usato un gestionale prima d”ora perché ho comunque delle cartelle per Lavori a sua volta divisi per tipologia, Materiale di riferimento e Contabilità solo per citare le più importanti , ma credo che li proverò per poi adottarne uno, dato che l’aspetto che mi è piaciuto di più è la possibilità di avere una panoramica generale e sinottica dei vari aspetti legati al nostro lavoro.

  • Gloria Remelli
    Posted at 15:41h, 17 Marzo Rispondi

    Wow, che bella panoramica!
    Personalmente uso dei fogli di calcolo sui quali riporto i conteggi utilizzati per elaborare il preventivo e segno giorno per giorno l’andamento delle traduzioni, ma mi rendo conto che è un sistema molto “.casereccio”.
    Per la fatturazione invece ho un file modello dove vado a inserire ogni volta i dati del cliente.
    Grazie per le interessanti dritte!
    Buon lavoro (ben organizzato) a tutti!

  • Chiara Vecchi
    Posted at 16:10h, 17 Marzo Rispondi

    Ciao Claudia, grazie per il posto! Conoscevo Translation Office 3000, ma non gli altri e li proverò sicuramente in alternativa al mio metodo che è simile a quello di Gloria.

  • Sara Meservey
    Posted at 09:00h, 06 Aprile Rispondi

    Grazie Claudia, io in realtà ne ho cercato uno per anni, avevo anche acquistato TO3000 ma non sono mai riuscita ad utilizzarlo. All’inizio cercavo un gestionale che facesse anche le fatture, ma ora con la fatturazione elettronica direi che non è più fattibile. Forse così riuscirò a trovare un gestionale che mi permetta per lo meno di ricordarmi cosa devo fatturare.

  • Cinzia Sani
    Posted at 14:57h, 06 Aprile Rispondi

    Articolo molto interessante, grazie Claudia! personalmente in passato avevo provato TO3000, ma come Sara M. non sono mai riuscita ad usarlo in pratica. Ho sempre gestito i miei lavori suddividendoli in cartelle per cliente e poi per progetto, ma l’idea di usare un unico strumento mi pare interessante. Due semplici domande: i TMS che hai citato vanno anche su Mac? Si interfacciano con i programmi di fatturazione elettronica oppure permettono la fatturazione elettronica (quelli a pagamento ovviamente)?
    Grazie ancora e a presto

  • Claudia Di Rubbo
    Posted at 21:25h, 24 Aprile Rispondi

    Ciao Cinzia, a dire il vero il mondo mac mi è sconosciuto, ma puoi trovare queste informazioni sui siti dei vari gestionali, considera anche che molti funzionano esclusivamente online (archiviando i file su cloud) senza dover istallare nulla sul pc. Per il discorso fatturazione elettronica, la mia versione di baccs aveva ed ha un’estensione per le fatture elettroniche italiane in beta. Non l’ho mai provata, essendo in regime forfettario. Bisognerebbe fare un’indagine più approfondita per sapere quali di questi gestionali supportano anche la fatturazione elettronica!

  • Claudia Di Rubbo
    Posted at 21:30h, 24 Aprile Rispondi

    Ciao Sara, come ho detto anche a Cinzia, sul discorso fatturazione elettronica bisognerebbe fare una ricerca più approfondita. Ti assicuro però che anche avere un programma che ti segua solo fino alla fatturazione può agevolarti molto nella gestione del lavoro. Inoltre, escludendo la fatturazione saresti molto più facilitata nell’adozione di una delle soluzioni gratuite (ad esempio Protemos) e non dovresti nemmeno aspettare il nuovo anno fiscale. Scegli il giorno in cui iniziare con il nuovo sistema e buttati!

  • Damaris Stroe
    Posted at 10:50h, 01 Maggio Rispondi

    Grazie Claudia, per aver condiviso con noi il tuo sapere. Proverò senz’altro almeno uno dei gestionali e ti darò un feedback. Sono curiosa con quale facilità si riesca ad organizzare il materiale dei lavori svolti in passato.

    • Claudia Di Rubbo
      Posted at 23:38h, 08 Maggio Rispondi

      Ciao Damaris, il gestionale che ho adottato mi ha permesso di caricare (con i dovuti accorgimenti) il mio Excel dove avevo archiviato anni di lavori. Se non ricordo male, anche Protemos dava questa possibilità. Fammi sapere come va!

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