Gestionali per traduttori: organizzati si diventa

16 Mar Gestionali per traduttori: organizzati si diventa

a cura di Claudia Di Rubbo

Questo mese ci occupiamo di gestionali per traduttori, anche detti TMS – Translation Management System – e di come possano essere un valido strumento per archiviare in maniera ordinata i file nel nostro computer, per tenere sotto controllo le scadenze e per snellire le operazioni amministrative come l’emissione delle fatture e la registrazione dei pagamenti.

In principio era il caos

Quando dopo aver inviato il proprio curriculum vitae a innumerevoli agenzie ed essersi fatti conoscere online e offline, iniziano ad arrivare i primi incarichi e verrebbe voglia di scaricare il file da tradurre per poi gettarsi a capofitto a scrivere. Presto o tardi però, vuoi perché il CAT di turno ci obbliga a scegliere una posizione dove salvare il progetto o perché i file cominciano ad accumularsi in maniera disordinata un po’ dappertutto, siamo costretti a correre ai ripari.

Tutti noi liberi professionisti, traduttori alle prime armi o navigati, dobbiamo fare i conti con la gestione degli innumerevoli documenti che riceviamo, trattiamo e riconsegniamo ai nostri clienti. Inoltre, nel corso della carriera, il carico di lavoro aumenta e le esigenze cambiano, così ciò che era sembrato una buona idea all’inizio può rivelarsi presto fallimentare.

Quando e a che cosa servono

Quando si lavora con pochi clienti e con un numero limitato di progetti all’anno, può essere sufficiente organizzare i file secondo uno schema prefissato di cartelle da mantenere per ciascun progetto e appuntare tutte le informazioni che si ritengono importanti in un semplice foglio di calcolo. Qualora voleste approfondire questo tema, è possibile consultare questi articoli doppioverso.com: “Freelance e archivi digitali: il metodo Sheldon Cooper che vi cambierà la vita” e dal blog di qabiria.com: “Organizzare i file di un progetto di traduzione”.
Cosa succede però quando i clienti cominciano a diventare decine e i progetti a moltiplicarsi?

Nel mio caso, ho iniziato a ricorrere a innumerevoli calendari e promemoria per ricordare le scadenze, ma nonostante gli sforzi, a fine mese dimenticavo quanti e quali fossero i progetti da fatturare. Impiegavo ore per riuscire a raccogliere le informazioni necessarie ad aggiornare il mio curriculum vitae o recuperare l’elenco delle traduzioni svolte in un certo ambito. Non solo, mi sarebbe piaciuto avere una panoramica chiara dell’andamento del lavoro nel corso del tempo o di quali fossero i miei clienti migliori. Sapevo di avere a disposizione una grande quantità di dati preziosi ma di non poterli sfruttare appieno.

In sostanza, come appare il mio flusso di lavoro da quando ho introdotto un gestionale?

1. Creazione del progetto: non appena ricevo la conferma dell’incarico, inserisco nel gestionale il nome del progetto, il cliente, il costo, la data di consegna ecc. Molti di questi dati sono già presenti all’interno del gestionale per ciascun cliente;
2. Inserimento dei file: scarico i file dall’email o dal portale dell’agenzia e li inserisco nella cartella del progetto, creata in automatico nel mio archivio;
3. Svolgimento del lavoro: una volta terminato il lavoro, lo consegno al cliente e chiudo il progetto;
4. Fatturazione: a fine mese scelgo i progetti da fatturare, con la possibilità di raggrupparne anche diversi in una sola fattura. In automatico genero la fattura e la invio al cliente direttamente dal gestionale;
5. Pagamenti: a colpo d’occhio posso vedere la situazione dei pagamenti e sollecitare eventuali ritardatari. Quando ricevo un pagamento, spunto la fattura come pagata;
6. Statistiche e report: in qualsiasi momento, con l’aiuto dei filtri, posso vedere quali sono i clienti che mi inviano più lavoro, quante parole ho tradotto, l’importo da incassare o gli argomenti che tratto di più. In un solo clic posso esportare report sul fatturato e l’incassato.

Come e quale scegliere

Potreste pensare che un gestionale sia uno strumento utile in un’azienda con un’organizzazione complessa e che l’uso dei TMS – Translation Management System – nel mondo dei servizi linguistici sia quindi riservato alle agenzie. Tant’è che noi liberi professionisti, in quanto fornitori, siamo molto spesso obbligati a iscriverci ai vari portali delle agenzie con cui collaboriamo. Cionondimeno, possiamo comunque trarre beneficio dall’utilizzo di un sistema tutto nostro. Esistono infatti diverse soluzioni molto più snelle e abbordabili, pensate apposta per i traduttori autonomi. Ma come si fa a scegliere? 

Prima di tutto occorre valutare alcuni fattori importanti:

1. Lavorate su un solo computer o più di uno? Se avete l’abitudine di lavorare sia da pc fisso che da portatile, meglio optare per un gestionale accessibile da remoto;
2. Dove archiviate i file? Alcuni gestionali prevedono la possibilità di collegarsi a un cloud, mentre altri utilizzano l’archivio locale;
3. Prevedete di usare il gestionale anche per la fatturazione? In questo caso sappiate che non tutti i gestionali, soprattutto quelli gratuiti, permettono di modificare le fatture al punto di adattarsi alle regole italiane, mentre altri prevedono addirittura la possibilità di gestire la fatturazione elettronica;
4. Lavorate con dei colleghi? Se lavorate riassegnando parte del vostro lavoro a colleghi e pensate in futuro di ingrandirvi e magari diventare una piccola agenzia, valutate la scalabilità dei diversi gestionali.

Va detto che quasi tutte le soluzioni consentono di essere scaricate in versione demo o testate con un account di prova, il che risulta fondamentale per scegliere il gestionale più adatto alle proprie esigenze. Alcuni TMS – Translation Management System – per liberi professionisti sono gratuiti, altri richiedono il pagamento di una licenza una tantum o mensile, l’importante è soppesare bene i costi/benefici di ciascuno. Cambiare in corso d’opera è sempre problematico, per cui meglio fare una scelta ponderata in modo da non trovarsi a dover cambiare di nuovo sistema dopo solo qualche mese.

Se vi siete trovati anche solo una volta a condividere la mia esperienza, è arrivato il momento di fare il salto e introdurre un TMS – Translation Management System -. Che siate patiti dell’ordine o inguaribili disordinati, un gestionale per traduttori può davvero rivoluzionare il modo in cui organizzate e percepite il vostro lavoro.

Alcuni gestionali consigliati:

• BAACS: la mia scelta, ora disponibile solamente come plugin per Trados;
• Protemos: online e completamente gratuito;
• LSP expert: online con abbonamento mensile;
• Project Open: opensource, ma più adatto ad agenzie;
• Translation Office 3000: ormai un “classico”.

E voi in che modo ordinate i file sul vostro pc? Usate un gestionale? Puoi scrivere il tuo commento in questo post o sulla pagina di Facebook di TradInFo e, se ritieni che questo articolo sia stato utile o possa essere oggetto di un dibattito, ricorda di condividerlo sui social network.